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MWST-Abrechnung Schritt für Schritt (effektiv)

Veröffentlicht 10.11.2026 · 10 Min. Lesezeit

Stand der Quellen: 28.10.2026. Dieser Artikel erklärt die MWST-Abrechnung, er ist keine Steuerberatung. Massgebend sind das Mehrwertsteuergesetz und die Seiten der ESTV, die jeder Abschnitt verlinkt. Die Firma und alle Beträge im Beispiel sind erfunden.

Wann ist die MWST-Abrechnung für Q3 2026 fällig?

Die MWST-Abrechnung für das dritte Quartal 2026 (01.07. bis 30.09.2026) und die Zahlung sind innert 60 Tagen nach Quartalsende fällig, also am 29.11.2026. So verlangen es Art. 71 Abs. 1 (Abrechnung) und Art. 86 Abs. 1 (Zahlung) des Mehrwertsteuergesetzes. Die ESTV schickt dir keine Rechnung: Du rechnest «unaufgefordert» ab (ESTV: MWST bezahlen).

Der 29.11.2026 ist ein Sonntag. Vielleicht gilt dann der Montag, aber die Seite der ESTV sagt es nicht, also rechnet dieser Artikel nicht damit. Plane Einreichung und Zahlung bis Freitag, 27.11.2026. Brauchst du für die Abrechnung mehr Zeit, beantragst du im ePortal eine Fristerstreckung, die Zahlung bleibt aber am 29.11.2026 fällig (Art. 86 Abs. 1 MWSTG). Wer zu spät bezahlt, schuldet ohne Mahnung Verzugszins (Art. 87 Abs. 1 MWSTG).

Quartal, Halbjahr oder Jahr: Welche Abrechnungsperiode gilt?

Mit der effektiven Methode rechnest du vierteljährlich ab, mit Saldosteuersätzen halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG). Die Steuerperiode selbst ist das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2). Die effektive Methode ist der Normalfall (Art. 36): Du schuldest die Umsatzsteuer und die Bezugsteuer und ziehst davon die Vorsteuer ab. Mit Saldosteuersätzen abrechnen darf nur, wer im Jahr höchstens CHF 5’024’000 steuerbaren Umsatz erzielt und höchstens CHF 108’000 Steuer schuldet, berechnet zu seinem Saldosteuersatz (Art. 37 Abs. 1).

Seit dem 01.01.2025 gibt es zwei weitere Perioden, beide nur auf Antrag (Art. 35 Abs. 1bis): monatlich, wenn du regelmässig mehr Vorsteuer als Steuer hast, und jährlich bei höchstens CHF 5’005’000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen. Die jährliche Abrechnung steht auch der effektiven Methode offen. Du beantragst sie im ePortal bis 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode (Ende Februar), zahlst im Jahr drei Raten und reichst die Abrechnung bis Ende Februar des Folgejahres ein. Mit Saldosteuersatz ist es eine Rate am 30.08. (ESTV: jährliche Abrechnung).

Auf Antrag geht auch die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten (Art. 39 Abs. 2). Der Normalfall sind vereinbarte Entgelte (Abs. 1): Die Umsatzsteuer entsteht mit der Rechnung, die du stellst, der Vorsteuerabzug mit der Rechnung, die du erhältst (Art. 40 Abs. 1). Das Beispiel unten rechnet so.

Welche MWST-Sätze gelten 2026, und was könnte sich 2028 ändern?

Seit dem 01.01.2024 gelten in der Schweiz 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduzierter Satz, etwa für Lebensmittel, Medikamente und Bücher) und 3.8 % (Sondersatz für Beherbergung), so die ESTV und Art. 25 MWSTG. Auf dem Formular sind das die Ziffern 303, 313 und 343. Die Ziffern 302, 312 und 342 mit den alten Sätzen 7.7, 2.5 und 3.7 % gelten für Leistungen bis 31.12.2023.

Am 29.11.2026, dem Tag, an dem die Q3-Frist endet, stimmt die Schweiz über eine höhere MWST zur Finanzierung der 13. AHV-Rente ab: Normalsatz von 8.1 auf 8.5 %, Beherbergung von 3.8 auf 4 %, der reduzierte Satz bleibt bei 2.6 %. In Kraft treten könnte die Erhöhung frühestens Anfang 2028 (BSV). Für deine Abrechnungen 2026 und 2027 ändert sich dadurch nichts.

Wie reichst du die MWST-Abrechnung im ePortal ein?

Die MWST-Abrechnung reichst du online im ePortal der ESTV ein. Seit dem 01.01.2025 gilt das für alle MWST-pflichtigen Unternehmen, Papierformulare kannst du nicht mehr bestellen (ESTV: MWST online abrechnen). Du meldest dich über den Dienst «myESTV» an, für den du dich einmal mit AGOV registrierst, dem Behördenlogin der Schweiz.

Dann hast du zwei Wege. Entweder tippst du die Beträge Ziffer für Ziffer ein, oder du lädst in «MWST-Abrechnung pro» eine XML-Datei aus deiner Buchhaltung hoch und prüfst danach die übernommenen Werte. Die Datei muss dem E-Government-Standard eCH-0217 in der Version 2.0.0 folgen, andere Versionen nimmt das ePortal nicht mehr an.

Bezahlt wird per QR-Rechnung oder auf die Zahlungsadresse der ESTV, mit ESTV-ID oder MWST-Nummer und dem Zahlungsgrund in der Mitteilung. Die ESTV hat von QR-IBAN und QR-Referenz auf eine internationale IBAN mit SCOR-Referenz (RF…) gewechselt. Nimm deshalb die Angaben von deinem aktuellen Einzahlungsschein.

Wie füllst du die MWST-Abrechnung Schritt für Schritt aus?

Die MWST-Abrechnung nach der effektiven Methode füllst du immer in derselben Reihenfolge aus, egal mit welcher Software du sie erstellst. Die Ziffern stammen aus dem Formular der ESTV für die Jahresabstimmung. Es trägt dieselben Ziffern wie die Quartalsabrechnung im ePortal:

1. Schliesse das Quartal ab: Alle gestellten und erhaltenen Rechnungen der drei Monate sind gebucht, die Bankkonten sind abgestimmt.
2. Trage in Ziffer 200 den gesamten Umsatz ein, weltweit, auch Exporte und von der Steuer ausgenommene Leistungen.
3. Ziehe ab, was nicht in den steuerbaren Gesamtumsatz gehört: befreite Leistungen wie Exporte (220), Leistungen im Ausland (221), Übertragungen im Meldeverfahren (225), ausgenommene Leistungen ohne Option (230), Skonti und Rabatte (235), Diverses (280). Die Summe ist Ziffer 289, der Rest ist der steuerbare Gesamtumsatz in Ziffer 299.
4. Verteile den steuerbaren Umsatz auf die Sätze: 8.1 % in Ziffer 303, 2.6 % in 313, 3.8 % in 343. Zusammen ergeben die drei wieder den Betrag von 299. Dienstleistungen aus dem Ausland deklarierst du als Bezugsteuer in 383 und ziehst diese Steuer in 400 oder 405 wieder als Vorsteuer ab, soweit du die Leistung für steuerbare Umsätze verwendest. Die Summe der Steuer ist Ziffer 399.
5. Trage die Vorsteuer ein: auf Material- und Dienstleistungsaufwand (400), auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand (405), dazu die Einlageentsteuerung (410), abzüglich der Korrekturen und Kürzungen (415, 420). Das Total ist Ziffer 479.
6. Rechne 399 minus 479. Ein positiver Betrag ist die Zahllast in Ziffer 500, ein negativer dein Guthaben in Ziffer 510.
7. Gleiche 399 mit der Bewegung auf deinem Umsatzsteuerkonto ab und 479 mit den Vorsteuerkonten. Eine Differenz findest du so vor dem Einreichen und nicht erst bei einer Kontrolle.
8. Reiche die Abrechnung im ePortal ein und bezahle die Zahllast innert 60 Tagen nach Quartalsende.
9. Sperre das Quartal in deiner Buchhaltung, damit niemand nachträglich in eine abgerechnete Periode bucht.

Wie sieht eine ausgefüllte MWST-Abrechnung für Q3 2026 aus?

Eine ausgefüllte MWST-Abrechnung für Q3 2026 zeigt am besten ein Beispiel. Die erfundene Velowerk Seldwyla GmbH repariert und verkauft Velos, dazu gibt es Kaffee und Gebäck zum Mitnehmen. Sie rechnet effektiv und nach vereinbarten Entgelten ab. Im dritten Quartal 2026 hat sie diese Umsätze, alle Beträge ohne MWST:

• Reparaturen und Velos in der Schweiz: CHF 120’000.00 zum Normalsatz von 8.1 %.
• Kaffee und Gebäck zum Mitnehmen: CHF 8’500.00 zum reduzierten Satz von 2.6 %.
• Velos an einen Händler in Deutschland, direkt dorthin geliefert: CHF 15’000.00, von der Steuer befreit (Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1).
• Die Untervermietung eines Lagerraums: CHF 3’600.00, von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21).

Eingekauft hat sie, ebenfalls ohne MWST: Material und Handelsware für CHF 52’000.00 mit 8.1 % MWST, Kaffee und Backwaren für CHF 3’000.00 mit 2.6 %, eine Werkbank für CHF 6’000.00 sowie Strom und Telefon für CHF 2’500.00, beide mit 8.1 %. So sieht ihre Abrechnung aus:

200  120’000.00 + 8’500.00 + 15’000.00 + 3’600.00   = 147’100.00
289  15’000.00 (220) + 3’600.00 (230)               =  18’600.00
299  147’100.00 − 18’600.00                         = 128’500.00

303  120’000.00 × 8.1 %                             =   9’720.00
313    8’500.00 × 2.6 %                             =     221.00
399  9’720.00 + 221.00                              =   9’941.00

400  52’000.00 × 8.1 % + 3’000.00 × 2.6 %           =   4’290.00
405   6’000.00 × 8.1 % + 2’500.00 × 8.1 %           =     688.50
479  4’290.00 + 688.50                              =   4’978.50

500  9’941.00 − 4’978.50                            =   4’962.50

Zwei Zeilen gehen leicht schief. Der Export und die Untervermietung gehören zuerst in Ziffer 200 und werden erst danach in 220 und 230 abgezogen. Wer sie ganz weglässt, deklariert einen zu kleinen Gesamtumsatz. Und für Kosten, die einer ausgenommenen Leistung dienen, gibt es keinen Vorsteuerabzug (Art. 29 Abs. 1). Wir nehmen an, dass weder eine Rechnung noch ein Anteil der Gemeinkosten wie Strom zum Lagerraum gehört, darum gibt es in Ziffer 415 nichts zu korrigieren.

Welche Vorsteuer darfst du abziehen?

Abziehen darfst du die Vorsteuer, die dir für deine unternehmerische Tätigkeit in Rechnung gestellt wurde, die Bezugsteuer, die du selbst deklariert hast, und die Einfuhrsteuer (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Nach vereinbarten Entgelten zählt die Vorsteuer in dem Quartal, in dem die Rechnung bei dir eintrifft, nicht erst, wenn du sie bezahlst (Art. 40 Abs. 1).

Das Formular trennt zwei Arten: Ziffer 400 für den Material- und Dienstleistungsaufwand, Ziffer 405 für Investitionen und den übrigen Betriebsaufwand. Im Beispiel stehen Material und Kaffee in 400, die Werkbank, der Strom und das Telefon in 405. Kein Abzug gibt es für Kosten, die zu ausgenommenen Leistungen gehören (Art. 29 Abs. 1). Dient eine Ausgabe beidem, korrigierst du den Anteil in Ziffer 415 (gemischte Verwendung).

Wie rechnet TILL die Ziffern aus?

TILL berechnet die MWST-Abrechnung aus den gebuchten Buchungszeilen und speichert sie nicht: Jeder Aufruf rechnet neu, darum kann die Abrechnung nicht vom Hauptbuch abweichen. TILL ist eine quelloffene Buchhaltung für Schweizer KMU unter MIT, gebaut für die Arbeit mit KI-Agenten über MCP (TILL für Agenten), und zurzeit eine öffentliche Beta.

Jede Buchungszeile mit MWST trägt einen Steuercode, und jeder Code kennt seine Ziffer: UST81 meldet auf 303, UST26 auf 313, UST38 auf 343, VST-M auf 400, VST-I auf 405, EXPORT0 auf 220, AUSGENOMMEN auf 230 und BEZUG auf 383. Das MCP-Verb vat_return sammelt die Zeilen eines Zeitraums nach Ziffer, bildet 200, 289 und 299, summiert 399 und 479 und gibt 500 oder 510 aus. Die Steuer pro Ziffer liest es aus den gebuchten MWST-Konten (2200, 1170, 1171), statt sie neu auszurechnen. Für das Beispiel sieht die Antwort so aus:

{
  "ok": true,
  "method": "effektiv",
  "timing": "soll",
  "periodStart": "2026-07-01",
  "periodEnd": "2026-09-30",
  "lines": [
    { "code": "200", "baseMinor": 14710000, "taxMinor": 0 },
    …
    { "code": "299", "baseMinor": 12850000, "taxMinor": 0 },
    { "code": "303", "baseMinor": 12000000, "taxMinor": 972000 },
    …
  ],
  "totalTaxDueMinor": 994100,
  "totalInputTaxMinor": 497850,
  "payableMinor": 496250,
  "creditMinor": 0,
  "reconciled": true
}

Bei jeder Berechnung vergleicht TILL das Total: Ziffer 399 muss der Bewegung auf dem Umsatzsteuerkonto 2200 im Quartal entsprechen. Hat jemand ohne Steuercode direkt auf 2200 gebucht, steht in der Antwort reconciled: false. Mit vat_export_ech0217 schreibt TILL die eCH-0217-Datei für das ePortal. Die Datei trägt pro Satz nur den Umsatz, die Steuer rechnet die ESTV selbst aus. TILL rechnet darum vorher genauso nach und meldet jede Differenz (taxCrossCheck). Nach dem Einreichen sperrt vat_mark_filed die drei Monate.

Ein Agent kann so die Abrechnung lesen und die Datei vorbereiten. Hochladen und bestätigen muss sie ein Mensch: Eine öffentlich dokumentierte Schnittstelle, über die Software eine Abrechnung an die ESTV übermittelt, gibt es nicht. Wie TILL die Buchungen eines Agenten absichert, steht in MCP trifft Hauptbuch.

Was macht TILL bei der MWST-Abrechnung nicht?

Bei der MWST-Abrechnung liefert TILL die Zahlen und die Datei, aber es reicht nichts ein und bezahlt nichts. Die Beta lässt ausserdem diese Lücken offen:

• Es übermittelt nichts an die ESTV. Die Antwort des Exports sagt transmits: false, das Hochladen im ePortal bleibt bei dir.
• Es rechnet nur nach vereinbarten Entgelten. Für vereinnahmte Entgelte verweigert vat_return die Berechnung (ist_timing_not_implemented), statt dir eine falsche Zahl zu liefern.
• Es kennt nur Quartale (effektiv) und Halbjahre (Saldo). Die monatliche und die jährliche Abrechnung nach Art. 35 Abs. 1bis bildet es nicht ab.
• Einige Ziffern füllt es nicht aus den Buchungen: 205, 221, 225, 235, 280, die Vorsteuerkorrekturen 410, 415 und 420 sowie 900 und 910. Die trägst du selbst ein.
• Es bezahlt nicht. Die Zahlung an die ESTV löst du in deinem E-Banking aus.

Und eine Abrechnung ist nur so gut wie die Steuercodes auf den Buchungen. Was TILL sonst für Schweizer Bücher tut, steht auf der Seite Schweiz.